整体院の顧客管理は、患者様の症状を把握し、効果的な施術を提供するために不可欠です。適切なカルテ管理で、施術の質を高め、継続的な通院につなげましょう。
この記事では、整体院の顧客管理の方法、カルテに記録すべき項目、継続通院を促す活用法を解説します。
整体院で顧客管理が重要な理由
施術効果の向上
患者様の状態を継続的に把握することで、施術効果を高められます。
| 管理の効果 | 具体的なメリット |
|---|---|
| 症状の経過把握 | 改善度合いを客観的に確認 |
| 施術方針の決定 | 過去の反応を参考に最適な施術 |
| トラブル防止 | 禁忌事項の把握 |
継続通院の促進
カルテを活用することで、継続通院を促せます。
促進につながる活用:
- 「前回から〇〇が改善しています」と変化を伝える
- 「あと〇回で目標に近づけそうです」と見通しを示す
- 来院間隔が空いた方へのフォロー
施術品質の均一化
複数のスタッフがいる場合、情報共有で施術品質を均一化できます。
共有すべき情報:
- 症状、施術部位
- 効果があった施術法
- 患者様の好み（強さ、会話など）
- 注意点
整体院のカルテに記録すべき項目
基本情報
| 項目 | 内容 | 備考 |
|---|---|---|
| 氏名 | フルネーム | 読み仮名も |
| 連絡先 | 電話番号、メール | 変更連絡用 |
| 生年月日 | 年齢把握 | |
| 住所 | 通院範囲の把握 | |
| 職業 | 症状の原因把握 | デスクワーク、立ち仕事など |
| 来院経路 | 紹介、HP、看板など | 集客分析用 |
問診情報
| 項目 | 記録内容 |
|---|---|
| 主訴 | 一番つらい症状 |
| いつから | 症状の発症時期 |
| きっかけ | 発症のきっかけ |
| 症状の程度 | 痛みの強さ（10段階など） |
| 日常生活への影響 | どんな時に辛いか |
| これまでの治療 | 他院での施術、服薬など |
健康状態・禁忌事項
| 項目 | 記録内容 |
|---|---|
| 既往歴 | 過去の病気、手術 |
| 現病歴 | 現在治療中の病気 |
| 服用中の薬 | 血液サラサラ薬など |
| アレルギー | オイル、テープなど |
| 禁忌事項 | 施術できない部位、手技 |
| 妊娠の有無 | 施術制限 |
身体の状態
| 項目 | 記録内容 |
|---|---|
| 姿勢 | 猫背、反り腰、側弯など |
| 可動域 | 首、肩、腰の動く範囲 |
| 筋肉の状態 | 硬さ、圧痛部位 |
| 骨格の状態 | ゆがみ、傾き |
| 検査結果 | 各種検査の結果 |
施術記録
| 項目 | 記録内容 |
|---|---|
| 日付 | 施術日 |
| 症状の変化 | 前回からの変化 |
| 施術内容 | 行った手技、部位 |
| 施術時間 | 実施時間 |
| 施術後の状態 | 直後の変化 |
| 患者様の反応 | 気持ちよさ、痛みなど |
| 次回への申し送り | 注意点、施術方針 |
施術計画
| 項目 | 記録内容 |
|---|---|
| 目標 | どの状態を目指すか |
| 施術方針 | どのようにアプローチするか |
| 予定回数 | 目標達成までの回数目安 |
| 来院間隔 | 推奨する来院ペース |
| 自宅ケア | セルフケアの指導内容 |
問診票の作り方
初回問診票の構成
- 基本情報：氏名、連絡先、生年月日など
- 症状について：主訴、いつから、きっかけ
- 健康状態：既往歴、現病歴、服薬
- 生活習慣：仕事、運動、睡眠
- 希望・要望：施術への希望
記入しやすい工夫
| 工夫 | 内容 |
|---|---|
| 選択式を増やす | 該当するものに○をつける |
| 図を活用 | 体の図で痛い部位を指定 |
| 段階評価 | 痛みを10段階で評価 |
| 記入例を示す | どう書けばいいかわかる |
顧客管理の方法
紙のカルテ
メリット:
- 導入コストが低い
- 施術中にすぐ書き込める
- 電子機器が苦手でも使える
デメリット:
- 検索性が低い
- 保管スペースが必要
- 情報共有に手間がかかる
専用のカルテ管理システム
メリット:
- 検索が容易
- 写真、数値データを一元管理
- 予約管理と連動
デメリット:
- 月額費用がかかる
- 導入時の学習コスト
整体院におすすめの顧客管理ツール
1. からだケア
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 月額費用 | 要問い合わせ |
| カルテ機能 | ◎ |
| 予約連携 | ◎ |
| 施術記録 | ◎ |
整体院・治療院に特化したシステム。
2. RESERVA
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 月額費用 | 0円〜 |
| カルテ機能 | ○ |
| 予約連携 | ◎ |
| 顧客管理 | ◎ |
無料から始められる汎用システム。
3. しんきゅう予約
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 月額費用 | 成約手数料のみ |
| カルテ機能 | ○ |
| 集客連携 | ◎ |
| 予約連携 | ◎ |
しんきゅうコンパスと連携した集客・管理システム。
カルテ活用のポイント
施術前の確認
施術前にカルテを確認し、前回の状態や申し送りを把握します。
確認項目:
- 前回の症状、施術内容
- 施術後の反応
- 次回への申し送り
- 禁忌事項
施術中の記録
施術中に気づいたことはメモしておきます。
記録すべきこと:
- 硬さが強い部位
- 反応が良かった手技
- 患者様からの訴え
- 新たに見つかった問題
施術後の説明
カルテを見せながら、患者様に説明します。
説明すべきこと:
- 今日の施術内容
- 改善した点、まだ課題の点
- 次回の施術方針
- 自宅でのケア方法
継続通院を促す活用法
改善度の可視化
症状の変化を数値やグラフで見せます。
例:
- 痛みの度合い：初回8→5回目5→10回目2
- 可動域：初回90度→現在135度
- 姿勢の写真比較
施術計画の共有
目標と現在地を共有し、通院の必要性を理解してもらいます。
伝え方:
- 「目標の〇〇まであと〇回程度です」
- 「ここまで来たらメンテナンスに移行できます」
- 「今やめると戻ってしまう可能性があります」
来院間隔が空いた方へのフォロー
一定期間来院がない方にアプローチします。
フォロー方法:
- 電話、メール、LINEで状況確認
- 「その後いかがですか？」と気遣い
- 特典付きの復帰促進
まとめ
整体院の顧客管理のポイントをまとめます。
| ポイント | 内容 |
|---|---|
| 重要性 | 施術効果向上、継続通院促進 |
| 記録項目 | 問診、健康状態、施術記録、計画 |
| 問診票 | 選択式、図を活用し記入しやすく |
| 活用 | 改善度の可視化、計画の共有 |
カルテを活用し、患者様の健康をサポートする整体院を目指しましょう。
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