内定通知書とは
内定通知書は、採用が決まった応募者に対して、正式に採用の意思を伝える書面です。法的には口頭でも内定は成立しますが、書面で通知することで、双方の認識のずれを防ぎ、入社までスムーズに進められます。
内定通知書が必要な理由
メリット
| メリット | 内容 |
|---|---|
| 認識の統一 | 条件を明確に伝えられる |
| 安心感 | 応募者に安心を与える |
| 辞退防止 | 正式な書面で誠意を伝える |
| トラブル防止 | 「言った・言わない」を防ぐ |
| 信頼感 | きちんとした会社という印象 |
内定通知書と労働条件通知書の違い
| 書類 | 目的 | 法的義務 |
|---|---|---|
| 内定通知書 | 採用決定を伝える | 義務なし（推奨） |
| 労働条件通知書 | 労働条件を明示 | 義務あり |
| 雇用契約書 | 契約を締結 | 義務なし（推奨） |
内定通知書に労働条件を記載すれば、兼用することも可能です。
内定通知書の記載項目
必須項目
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 日付 | 発行日 |
| 宛名 | 応募者の氏名 |
| 発行者 | 会社名、代表者名 |
| 採用の意思 | 内定である旨 |
| 入社日 | 入社予定日 |
| 回答期限 | 内定承諾の期限 |
| 連絡先 | 問い合わせ先 |
記載が望ましい項目
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 雇用形態 | 正社員/アルバイト等 |
| 職種 | 配属予定の職種 |
| 勤務地 | 勤務する店舗 |
| 給与 | 基本給、時給 |
| 勤務時間 | 始業・終業時刻 |
| 休日 | 休日のパターン |
| 入社時の持ち物 | 必要書類など |
テンプレート（正社員向け）
令和○年○月○日
○○ ○○ 様
株式会社△△△△
代表取締役 □□ □□
内定通知書
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
このたびは、弊社の採用選考にご応募いただき、
誠にありがとうございました。
慎重に選考を重ねました結果、貴殿を採用内定と
させていただきましたので、ここにご通知申し上げます。
つきましては、下記の条件にて入社いただきたく
存じますので、ご確認の上、同封の内定承諾書を
○月○日までにご返送くださいますようお願いいたします。
記
1. 入社予定日 令和○年○月○日
2. 雇用形態 正社員
3. 職種 店舗スタッフ
4. 勤務地 △△店（東京都○○区○○1-2-3）
5. 給与 月給 ○○万円
6. 勤務時間 9:30〜18:30（休憩60分）
7. 休日 週休2日（シフト制）
※詳細な労働条件は、入社時に別途書面にてお渡しいたします。
【入社時にお持ちいただくもの】
・年金手帳
・雇用保険被保険者証（お持ちの方）
・マイナンバーが確認できる書類
・給与振込先口座情報
・印鑑
ご不明な点がございましたら、下記までお問い合わせください。
【お問い合わせ先】
担当: 人事部 ○○
電話: 03-XXXX-XXXX
メール: [email protected]
敬具テンプレート（アルバイト・パート向け）
令和○年○月○日
○○ ○○ 様
△△△△（店舗名）
店長 □□ □□
採用内定のご連絡
先日は面接にお越しいただき、ありがとうございました。
このたび、貴殿を採用内定とさせていただきましたので
お知らせいたします。
下記の内容をご確認いただき、入社のご意思を
○月○日までにご連絡ください。
記
■勤務条件
・雇用形態: アルバイト
・職種: ホールスタッフ
・時給: 1,100円（研修期間3ヶ月間は1,050円）
・勤務時間: 17:00〜22:00（相談可）
・勤務日数: 週3日程度（シフト制）
・交通費: 1日1,000円まで支給
■入社予定日
令和○年○月○日（オリエンテーション）
■初日にお持ちいただくもの
・銀行口座情報（給与振込用）
・本人確認書類（運転免許証など）
・印鑑
■お問い合わせ先
電話: 03-XXXX-XXXX（10:00〜21:00）
担当: □□
ご入社を心よりお待ちしております。内定承諾書のテンプレート
内定通知書と一緒に送付し、返送してもらいます。
内定承諾書
株式会社△△△△ 御中
私は、貴社からの採用内定を承諾いたします。
令和○年○月○日に入社することを約束いたします。
なお、入社日までに下記の事由が生じた場合には、
内定を取り消されても異議を申し立てないことを
承諾いたします。
1. 卒業できなかった場合（新卒の場合）
2. 健康上の理由により勤務が困難になった場合
3. 提出書類に虚偽の記載があった場合
4. その他、採用内定時に予測できなかった事由により
勤務が困難になった場合
令和○年○月○日
住所: 〒___-____
_________________________
_________________________
氏名: _________________________ 印
電話番号: ____________________内定辞退を防ぐポイント
迅速な対応
| タイミング | 対応 |
|---|---|
| 面接当日〜翌日 | 結果連絡 |
| 結果連絡と同時 | 内定通知書の送付 |
| 1週間以内 | フォロー連絡 |
フォローのポイント
電話でのフォロー
「先日は内定のご連絡をさせていただきました。
ご不明な点やご質問はございませんか？」
「入社に向けて何かご不安なことがあれば、
お気軽にご相談ください。」入社前のコミュニケーション
- LINEグループへの招待
- 歓迎メッセージ
- 入社前の見学・研修
法的な注意点
内定の法的効力
内定は「始期付解約権留保付労働契約」と解釈され、法的拘束力があります。
内定取り消しが認められるケース
- 経歴詐称が判明した場合
- 卒業できなかった場合（新卒）
- 健康上の理由で勤務困難な場合
- 会社の経営状況が著しく悪化した場合
内定取り消しが認められないケース
- 「やっぱり合わないと思った」
- 「もっと良い人が見つかった」
応募者側の辞退
応募者からの内定辞退は、入社日の2週間前までであれば法的に可能です。ただし、直前の辞退は損害賠償請求の対象になる可能性があります。
送付方法
郵送の場合
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 封筒 | 白封筒、角2サイズ |
| 同封物 | 内定通知書、内定承諾書、返信用封筒 |
| 送付方法 | 普通郵便または速達 |
メールの場合
件名: 【採用内定のご連絡】株式会社△△△△
○○ ○○ 様
お世話になっております。
株式会社△△△△ 人事部の□□です。
先日の面接にお越しいただき、ありがとうございました。
このたび、慎重に選考を重ねました結果、
○○様を採用内定とさせていただきましたので、
ご連絡申し上げます。
詳細な労働条件を記載した内定通知書を
本日郵送いたしましたので、ご確認ください。
ご不明な点がございましたら、
お気軽にお問い合わせください。
何卒よろしくお願いいたします。
----------------------------------------
株式会社△△△△ 人事部
□□ □□
TEL: 03-XXXX-XXXX
E-mail: [email protected]
----------------------------------------まとめ
内定通知書は、採用の意思を正式に伝え、入社までスムーズに進めるための重要な書類です。
内定通知書のポイント
- 迅速に送付: 面接後すぐに結果連絡
- 条件を明記: 入社日、給与、勤務条件
- 回答期限を設定: いつまでに返事が欲しいか
- 承諾書を同封: 正式な意思確認
- フォローを忘れずに: 入社までのコミュニケーション
- 法的効力を理解: 安易な内定取り消しはNG
丁寧な内定通知で、良いスタートを切りましょう。
関連記事
